Persondatapolitik

Formål:

I forbindelse med de forløb vi tilbyder, er vi registrerede som databehandler. Det betyder, at vi alene arbejder med dine data, på foranledning af vores kunder.

I de fleste af vores forløb, har vi behov for at indsamle og have kendskab til vigtige personoplysninger, således vi på bedst mulig vis, kan levere vores ydelser.

Det er yderst vigtigt for os at passe godt på dine oplysninger, hvilket persondataloven også kræver, og som vi i øvrigt er forpligtet til at rette os efter.

Oplysninger:

Hos Ginsbo | Valentin håndterer vi almindelige personoplysninger og personfølsomme oplysninger. Oplysningerne vi indsamler og behandler, vil typisk være følgende:

CPR.nr.
Navn
Adresse
Telefonnummer
E-mail
Uddannelse og erhvervsbaggrund
Interesser
Sociale forhold
Helbredsoplysninger
Pensionsforhold
A-kasse
Fagforening

Indhente

Vi vil indimellem have behov for at indhente personlige oplysninger om dig fra dit jobcenter. Oplysningerne skal bruges i forbindelse med dit forløb hos os, og vi indhenter kun de oplysninger der er behov for. Derudover har du altid givet dit skriftlige samtykke, ligesom du altid vil være oplyst om, hvilket oplysninger vi har om dig.

Behandle

Behandlingen af dine data sker fra det tidspunkt, hvor der er modtaget en henvisning på dig til os fra dit jobcenter. Behandling af oplysningerne foregår, så længe du deltager i forløb hos os. Varigheden af forløbene aftales altid individuelt og vil variere i længde, alt efter behovet i indsatsen.

Opbevaring

Vi opbevarer alle oplysninger elektronisk og de lagres sikkert, digitalt via Microsoft Office 365. Vi kan kortvarigt opbevare fysiske akter, indtil de scannes og ligges på din elektroniske sag. Scanningen af akterne vil ske hurtigst muligt og senest dagen efter modtagelsen. Frem til scanningen vil dine akter blive opbevaret fortroligt og sikkert. Vi har som udgangspunkt ingen oplysninger om dig liggende i fysisk form.

Videregivelse

Vi videregiver ikke dine personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner med undtagelse af dit henvisende Jobcenter.

Øvrige undtagelser er:

Med dit samtykke
Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner, hvis vi har dit samtykke.

Til ekstern databehandling
Vi videregiver dine personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, f.eks. vores databehandleraftale.

Af juridiske årsager
Vi videregiver dine personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig.

Sletning

Vi sletter eller anonymiserer dine personoplysninger, så snart der ikke længere er et behandlingsgrundlag (hjemmel) eller legitimt formål med en fortsat opbevaring af dine data. Der gælder dog særlige regler for opbevaring og sletning af visse sagsakter; f.eks. opbevares faktureringsdata i minimum 5 år jf. bogføringslovens § 10.

Samtykke

Oplysningerne er altid givet ved forudgående skriftligt samtykke fra dig.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved skriftligt at orientere os herom.

Digital kommunikation

Alle mails som sendes fra Ginsbo | Valentin sendes krypteret. Kryptering betyder, at oplysninger eller data ændres til en hemmelig kode, som uvedkommende ikke kan tyde. Selve vejen over internettet bliver derved krypteret.

Hos Ginsbo | Valentin anvender vi ”End-to-End kryptering” gennem Office 365-meddelelseskryptering. Det betyder, at modtageren – afhængig af mailudbyderen – enten modtager mailen dekrypteret, eller der modtages et link, hvor beskeden kan læses sikkert.

Udover Office 365-meddelelseskryptering sender vi krypterede mails med NemID medarbejdersignatur, ligesom vi har mulighed for at signere mails med NemID medarbejdersignatur, hvis modtageren af vores mail skal være sikker på, at vi er afsenderen. Vi benytter os derudover af at sende oplysninger sikkert via e-Boks.

IT-sikkerhed

Vi har antivirusprogrammer, spamfilter og backup på alle vores IT-systemer.
Vi har databehandleraftaler med alle vores leverandører, der har adgang til personoplysninger på Ginsbo | Valentins vegne.
Vi er underlagt de almindelige regler om tavshedspligt jf. forvaltningslovens § 27.

Databehandlere

Vores databehandlere er kommuner, pensionsselskaber, Microsoft, e-conomic, Hofmann IT og BB Bogføring.

Alle vores databehandlere er underlagt samme tavshedspligt som os.

Tilsyn

Vi vil minimum én gang årligt gennemgå ovennævnte retningslinjer samt persondatapolitik i øvrigt, således vi sikrer at vi altid overholder Datatilsynets regler og retningslinjer.

Dine rettigheder

Du har ifølge GDPR følgende rettigheder:

Indsigt i dine personoplysninger
Indsigelse mod vores behandling
Rettelse eller sletning af dine personoplysninger
Begrænsning af vores behandling
Tilbagekaldelse af samtykke
Dataportabilitet
Klage til Datatilsynet

Bemærk at der ikke altid er tale om en ubetinget ret, og der kan være situationer, hvor andre hensyn vejer tungere.

Indsigt i dine personoplysninger
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, og hvem, vi eventuelt måtte videregive dine personoplysninger til.

Indsigelse mod vores behandling
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine personoplysninger.

Rettelse eller sletning af dine personoplysninger
Hvis de personoplysninger, vi behandler om dig, er ukorrekte eller ufuldstændige, har du krav på at få oplysningerne berigtiget. Hvis der er tale om irrelevante oplysninger, er du berettiget til at få oplysningerne slettet. Krav om berigtigelse eller sletning er med forbehold for begrænsninger i gældende lovgivning og vores ret til at behandle oplysninger.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Begrænsning af vores behandling
Hvis du mener, at de personoplysninger, vi har registreret om dig, er forkerte, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores brug af oplysningerne, kan du kræve, at vi begrænser brugen af oplysningerne til opbevaring, indtil deres rigtighed kan verificeres.

Tilbagekaldelse af samtykke
Du kan til enhver tid tilbagekalde et samtykke. Hvis du tilbagekalder et samtykke skal du være opmærksom på, at vi muligvis ikke vil være i stand til at levere den ydelse eller service, dit samtykke vedrører. Der kan også være tilfælde, hvor vi er forpligtet til en bestemt behandling af dine personoplysninger, og hvor vi derfor skal fortsætte med at behandle dine personoplysninger.

Dataportabilitet
Når vi behandler dine personoplysninger på baggrund af et samtykke, og behandlingen af oplysningerne er automatiseret, har du ret til at modtage en kopi af de personoplysninger, du har givet os, i et elektronisk maskinlæsbart format (f.eks. via e-mail).

Klage til Datatilsynet
Hvis du mener, at der foregår uretmæssig behandling af dine personoplysninger, bør du først drøfte med din konsulent hos Ginsbo | Valentin. Du kan også klage til den persondataansvarlige.

Mener du, at du – trods klage til vores kontor – ikke bliver behandlet korrekt, kan du klage til Datatilsynet. Se de til enhver tid gældende kontaktoplysninger m.v. på www.datatilsynet.dk.

Spørgsmål

Har du spørgsmål til ovenstående i forbindelse med et konkret forløb hos Ginsbo | Valentin, er du altid velkommen til at kontakte os.

Du kan læse mere om persondataloven på www.datatilsynet.dk.